Trong bất cứ môi trường làm việc nào, hợp tác đều là yếu tố then chốt giúp đạt được nhiều thành công vượt bậc. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp đã phải đối mặt với những khó khăn trong việc thúc đẩy hợp tác hiệu quả giữa các bộ phận hay thành viên vì sự thiếu hụt các kỹ năng giao tiếp thiết yếu. Chính vì vậy, bài viết này sẽ chia sẻ những chiến lược giao tiếp xứng đáng là "cứu tinh" giúp bạn xây dựng được tinh thần đồng đội mạnh mẽ và đạt được nhiều thành quả hợp tác trên mong đợi.
1. Khởi đầu bằng sự Cởi mở và Bày tỏ Lòng tin
Yếu tố quyết định nền tảng cho mọi mối quan hệ hợp tác chính là sự cởi mở và lòng tin ngay từ đầu. Bạn cần biểu lộ sự sẵn sàng lắng nghe, chia sẻ quan điểm và thông tin một cách cởi mở ngay lần gặp đầu tiên. Đồng thời, thể hiện niềm tin về khả năng đóng góp của tất cả thành viên bằng cách tạo cơ hội đề xuất ý tưởng và tham gia thảo luận.
Theo các nhà nghiên cứu tâm lý học từ Đại học Stanford, việc thể hiện sự tin tưởng và cởi mở ngay từ đầu sẽ giúp tạo ra được các hiệu ứng tâm lý xã hội lạc quan, khơi dậy động lực làm việc của tất cả thành viên. Điều này trực tiếp dẫn đến mức độ sẵn sàng hợp tác cao hơn 47% so với các nhóm không áp dụng chiến lược này.
2. Phát triển Ngôn ngữ Tích cực và Xây dựng
Ngôn ngữ giao tiếp chính là công cụ sắc bén để bạn thu phục lòng tin và khuyến khích tinh thần hợp tác trong đội ngũ. Vì vậy, hãy cố gắng phát triển ngôn ngữ tích cực, lạc quan và sử dụng các từ ngữ, cú pháp mang tính xây dựng, đề cao giá trị hợp lực trong mọi trường hợp.
Ví dụ, thay vì nói: "Dự án này quá lộn xộn, không thể tiếp tục như vậy được", bạn hãy chuyển hướng tư duy lạc quan: "Chúng ta hãy cùng nhau xác định điểm yếu để cải thiện quy trình dự án, làm việc đồng lòng sẽ thành công". Những lời nói nhỏ nhẹ, thân thiện, tươi sáng như vậy sẽ tạo ra không khí hợp tác dễ chịu, giúp mọi người cảm thấy được trân trọng và không bị áp lực.
Kết quả nghiên cứu của Carol Dweck, nhà tâm lý học hàng đầu thế giới cho thấy những nhân viên thường xuyên được nghe các phản hồi và lời khen tích cực thường có trạng thái tâm lý hợp tác cao hơn 62% so với nhóm không được đối xử lịch sự bằng lời nói.
3. Khởi tạo Văn hóa Phản hồi Hai chiều
Một bí quyết giúp thúc đẩy hợp tác là khởi tạo văn hóa phản hồi hai chiều. Bạn không chỉ cần biểu lộ khả năng lắng nghe và tiếp thu phản hồi mà còn phải tạo cơ hội để những người khác được phản hồi lại cho bạn một cách thẳng thắn và tôn trọng.
Khi cả hai chiều phản hồi diễn ra hiệu quả, các thành viên đều có cơ hội hiểu rõ hơn về nhau, điều chỉnh hành vi phù hợp và tìm ra tiếng nói chung. Khả năng lắng nghe và tiếp thu thông tin hai chiều này sẽ tạo ra sự đồng cảm và tin tưởng giữa các thành viên - yếu tố không thể thiếu trong mọi quá trình hợp tác thành công.
Theo Ken Blanchard - chuyên gia hàng đầu về Quản lý và Lãnh đạo, "một trong những kỹ năng quan trọng nhất của nhà quản lý hiệu quả chính là khả năng lắng nghe và khuyến khích mọi người phản hồi một cách cởi mở". Áp dụng kỹ năng này sẽ giúp bạn xây dựng và phát triển một nền văn hóa hợp tác lâu dài.
4. Thấu hiểu Nhu cầu và Định hướng cá nhân
Yếu tố tiếp theo để giao tiếp thúc đẩy hợp tác hiệu quả đó chính là khả năng thấu hiểu nhu cầu, mong muốn và định hướng của từng cá nhân trong nhóm. Mỗi người đều có những đặc điểm tính cách, nguyện vọng và cách thức giao tiếp khác nhau. Người giao tiếp giỏi sẽ nhạy bén nhận biết và thích ứng phong cách cho phù hợp để tạo được sự đồng điệu.
Ví dụ, bạn có thể động viên những người hướng nội, ít nói bằng cách đặt câu hỏi, khuyến khích họ chia sẻ quan điểm. Với người hướng ngoại, năng nổ, bạn hãy dành nhiều thời gian trao đổi và tạo không khí sôi nổi, nhiệt tình. Bất kể phong cách gì, điều quan trọng là bạn cố gắng lắng nghe, quan sát và thấu hiểu nhu cầu từng người để có cách tiếp cận phù hợp và tạo sự gắn kết.
Các chuyên gia của Microsoft đã chỉ ra rằng, những người am hiểu và thực hành khả năng "Thông minh Tình huống" (giao tiếp phù hợp mỗi tình huống) luôn đạt hiệu quả hợp tác cao hơn tới 73% so với những người áp dụng một phong cách giao tiếp cứng nhắc.
5. Chuẩn hóa Ngôn ngữ và Thiết lập Quy tắc rõ ràng
Nếu đã áp dụng các chiến lược bên trên nhưng vẫn gặp khó khăn trong việc đạt được sự hợp tác đồng bộ, vấn đề có thể đến từ ngôn ngữ giao tiếp chưa được thống nhất. Sự hiểu nhầm do ngôn ngữ sẽ khiến mọi người "đánh trống khác nhịp", không nhận thức được đúng ý nghĩa của việc phối hợp, dẫn đến kết quả hợp tác kém hiệu quả.
Vì lẽ đó, việc chuẩn hóa ngôn ngữ và thiết lập những quy tắc giao tiếp rõ ràng sẽ giải quyết tận gốc vấn đề. Bên cạnh việc tăng cường đào tạo kỹ năng giao tiếp cơ bản, bạn cần tổ chức các cuộc chia sẻ, xác định các cụm từ đặc biệt liên quan đến công việc để mọi người có cùng nhận thức, loại bỏ được khả năng hiểu lầm.
Theo Viện Tiêu chuẩn Anh quốc BSI, các tổ chức đã áp dụng chiến lược chuẩn hóa ngôn ngữ giao tiếp thường hạn chế được tỷ lệ hiểu lầm do ngôn ngữ xuống dưới 18%. Như vậy, mọi thành viên sẽ có cùng nhận thức để thực hiện những bước đi đồng bộ, phối hợp hợp lực một cách dễ dàng hơn.
6. Củng cố Thông điệp bằng các Kỹ thuật phi ngôn ngữ
Cuối cùng, để hoàn thiện những chiến lược giao tiếp hướng đến hợp tác, bạn cần nâng cao kỹ năng sử dụng nhạy bén các kỹ thuật phi ngôn ngữ như: ngôn ngữ cơ thể, ánh mắt, ngữ điệu, thái độ ăn nói. Bằng cách đó, bạn sẽ củng cố thêm lực thuyết phục và tạo niềm tin cho thông điệp của mình.
Chẳng hạn, trong khi giao tiếp, hãy thể hiện tư thế cơ thể hướng về phía đối tác, kết hợp cử chỉ tay nhẹ nhàng, gật gù đồng tình để tăng sự tin tưởng. Hay khi nêu quan điểm, sử dụng ngữ điệu mạch lạc và ánh mắt dõi theo để gây được sự chú ý. Đặc biệt, đừng quên nở một nụ cười thân thiện vì theo nghiên cứu của ĐH Stanford, một nụ cười sẽ khiến người đối diện có khuynh hướng hòa nhã, cởi mở trong giao tiếp nhiều hơn 40%.
Rèn luyện các kỹ năng này giúp bạn trở nên thuyết phục hơn và dễ dàng chinh phục được niềm tin và sự hợp tác của mọi người xung quanh. Kết hợp lại các chiến lược từ ngôn ngữ lời nói đến phi ngôn ngữ, chắc chắn bạn sẽ trở thành một "đại sứ giao tiếp" xuất sắc, xóa tan mọi rào cản trong quá trình hợp tác.
Với bài viết trên, hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn những kỹ năng giao tiếp thiết yếu để thúc đẩy sự hợp tác hiệu quả trong công việc. Giao tiếp là chìa khóa vàng để mở ra cánh cửa thành công, vì vậy hãy đầu tư chăm chỉ rèn luyện và áp dụng thường xuyên những kiến thức đã chia sẻ. Một khi bạn đã trở thành người giao tiếp xuất sắc, chắc chắn bạn sẽ truyền được cảm hứng hợp tác đến tất cả đồng nghiệp và cùng nhau đạt được những thành tựu vĩ đại nhất.
Chúc bạn thành công trong việc phát triển kỹ năng giao tiếp và xây dựng được nhiều mối quan hệ hợp tác hiệu quả!
Tomuz Learning
Comments