Mâu thuẫn là điều khó tránh khỏi trong mọi mối quan hệ, đặc biệt là môi trường làm việc. Dù nhỏ hay lớn, nếu không được giải quyết kịp thời, chúng đều có nguy cơ làm tổn hại đến hiệu quả công việc, không khí tập thể và mối quan hệ giữa các đồng nghiệp. Vậy phải làm thế nào để "gỡ rối" mâu thuẫn một cách khéo léo và hiệu quả? Sau đây là một số bí kíp không thể bỏ qua.
Hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ
Bước đầu tiên để giải quyết bất kỳ mâu thuẫn nào cũng là cần hiểu rõ nguyên nhân dẫn đến tình trạng đó. Hãy cố gắng đặt mình vào vị trí của đối phương, cân nhắc toàn bộ hoàn cảnh và sự việc xảy ra để nhìn nhận vấn đề một cách khách quan.
Theo Barbara Reinhold - chuyên gia quản lý mâu thuẫn và đồng tác giả cuốn sách "Chấm dứt mâu thuẫn tại nơi làm việc", có 3 nguyên nhân chính dẫn đến xung đột: khác biệt về quan điểm, phong cách làm việc và vấn đề bất lợi mà người khác gây ra cho chúng ta. Khi xác định đúng nguyên nhân, bạn sẽ dễ dàng đưa ra giải pháp phù hợp hơn.
Giao tiếp thẳng thắn nhưng không đối đầu
Không gì có thể giải quyết mâu thuẫn hiệu quả bằng giao tiếp cởi mở, thẳng thắn giữa những người liên quan. Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa với việc bạn có thể mạnh miệng, đối đầu hay công kích người đối diện.
Một nghiên cứu của Đại học Michigan cho thấy, những ai thường xuyên phải đối mặt với lối giao tiếp thù địch, gây hiềm khích có nguy cơ cao mắc các vấn đề như stress, trầm cảm hay lo âu. Do đó, hãy kiểm soát tốt cảm xúc bản thân và sử dụng lời lẽ nhẹ nhàng, lịch sự trong giao tiếp khi giải quyết vấn đề. "Một lời nói khéo có khi hơn vàng ngọc". Giao tiếp khéo léo, đi thẳng vào vấn đề chứ không mơ hồ hay gây hiềm khích sẽ giúp bạn tháo gỡ mâu thuẫn hiệu quả hơn.
Tập trung vào vấn đề cần giải quyết
Trong giao tiếp, thay vì chỉ trích hay công kích đối phương một cách cảm tính, hãy tập trung nói về vấn đề gặp phải và cách phối hợp giải quyết. Đừng dùng những lời lẽ cáo buộc hay mỉa mai sẽ khiến tình hình thêm rắc rối và căng thẳng.
Cố gắng tỏ thái độ hiểu biết, bình tĩnh và đưa ra những gợi ý xây dựng. Thậm chí, bạn có thể lắng nghe, thấu hiểu góc nhìn của đồng nghiệp để từ đó đưa ra phương án hợp lý cho cả hai bên. Hành động này sẽ khiến đối phương cũng thấy được sự thiện chí của bạn và cùng nhau giải quyết vấn đề dễ dàng hơn.
Tìm kiếm điểm chung, tiến tới thỏa hiệp
Không có ai là hoàn toàn đúng hay sai trong bất kỳ mâu thuẫn nào cả. Vì thế, thay vì cứng nhắc bám lấy quan điểm của mình, hãy cố gắng tìm ra những điểm đồng thuận, điểm chung giữa hai bên. Từ đó, xây dựng ý tưởng giải quyết mâu thuẫn mà cả hai cùng đều đồng ý và chấp nhận.
Cụ thể, bạn có thể xác định những mục tiêu hay quan điểm nào mà đôi bên đều nhất trí để tiến tới thỏa hiệp. Hoặc nếu chỉ còn ít điểm bất đồng, hãy cùng nhau thương lượng cho đến khi đạt được giải pháp hài hòa, chấp nhận được cho hai bên.
Trong cuốn "Giải quyết mâu thuẫn hiệu quả", tác giả James A. Wolfe cũng khuyến khích: "Đừng bao giờ ngụy trang mục tiêu chỉ phục vụ cho lợi ích cá nhân. Hãy tập trung tìm kiếm điểm chung và hướng tới những lợi ích của cả tập thể".
Tôn trọng và chấp nhận sự khác biệt
Đồng nghiệp có thể khác bạn về tuổi tác, trình độ học vấn, tính cách hay quan điểm. Thay vì gượng ép họ phải làm theo ý mình, hãy tôn trọng và chấp nhận những sự khác biệt đó. Đa dạng quan điểm có thể giúp bạn nhìn vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau.
Theo nghiên cứu của PwC, những công ty biết cách đón nhận và quản lý sự đa dạng trong tập thể sẽ thường có năng suất, doanh thu và lợi nhuận cao hơn các doanh nghiệp khác. Sự khác biệt về phong cách, quan điểm đôi khi là động lực tạo nên những giải pháp sáng tạo và hiệu quả hơn.
Vì vậy, đừng vì những khác biệt nho nhỏ mà gây xung đột. Hãy coi đó là sự bổ sung, phong phú thêm cho tập thể, góp phần giải quyết mâu thuẫn một cách toàn diện hơn.
Biết lắng nghe và kiểm soát cảm xúc
Để có được giải pháp tối ưu, không chỉ bạn cần giao tiếp tốt mà còn phải biết lắng nghe, tiếp thu thông tin từ đồng nghiệp. Đừng chỉ biết nói và cho rằng mình luôn đúng. Hãy lắng nghe họ chia sẻ để hiểu thêm về quan điểm và góc nhìn khác biệt của họ.
Trong quá trình này, điều quan trọng cần ghi nhớ là luôn giữ bình tĩnh và kiểm soát cảm xúc của bản thân. Theo nghiên cứu tâm lý học, những ai có khả năng điều tiết cảm xúc tốt thường dễ đạt được thỏa hiệp cao hơn trong việc giải quyết xung đột.
Một khi để cảm xúc lấn lướt lý trí, bạn sẽ rất khó kiểm soát được những hành vi, lời nói của mình và dễ khiến mâu thuẫn trở nên phức tạp hơn. Ngoài ra, cảm xúc tiêu cực còn ảnh hưởng đến khả năng phân tích và đưa ra quyết định của bạn.
Do đó, hãy cố gắng giữ bình tĩnh và kiểm soát cảm xúc để luôn lý trí trong giai đoạn giải quyết mâu thuẫn. Tập trung lắng nghe, tiếp thu thông tin từ đối phương sẽ giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt nhất.
Biết nhờ đến trọng tài khách quan
Một số trường hợp, mâu thuẫn có thể quá căng thẳng, hai bên không thể tự giải quyết được bằng cách thương lượng hay đàm phán trực tiếp. Khi đó, việc nhờ đến sự trung gian của một bên thứ ba khách quan và hỗ trợ hòa giải là cần thiết.
Đây có thể là một quản lý cấp trên, cố vấn, người đồng nghiệp được cả hai bên tôn trọng hay thậm chí là chuyên gia đàm phán xung đột. Vai trò của họ sẽ là hiệp trọng tài công bằng, khách quan để lắng nghe, đánh giá khía cạnh của vấn đề và từ đó giúp hai bên tìm ra giải pháp hợp lý nhất.
Theo một nghiên cứu được công bố trên Tạp chí Nghiên cứu Tranh chấp Xung đột, việc nhờ đến trung gian của bên thứ ba sẽ làm tăng khoảng 60% khả năng đạt được thỏa thuận so với tự đàm phán giữa hai bên.
Tuy nhiên, việc lựa chọn trọng tài cần phải được cân nhắc thận trọng. Họ phải là người công tâm, khách quan và được tin tưởng từ cả hai phía. Sau khi được hòa giải, hai bên cũng cần phải tuân thủ nguyên tắc, thỏa thuận đưa ra để giải quyết mâu thuẫn một cách triệt để.
Rút kinh nghiệm và cải thiện quan hệ
Giải quyết mâu thuẫn không chỉ dừng lại ở việc tháo gỡ vấn đề hiện tại, mà còn là cơ hội để cả hai bên rút ra bài học và cải thiện mối quan hệ. Cuối cùng, mục tiêu mà tất cả chúng ta hướng đến vẫn là xây dựng môi trường làm việc hòa thuận, gắn kết và hiệu quả hơn.
Sau khi giải quyết xong một vấn đề cần tranh chấp, hai bên nên cùng nhau nhìn lại quá trình đàm phán, xác định xem đâu là nguyên nhân khiến mâu thuẫn xảy ra, rồi rút kinh nghiệm để lần sau không để tình trạng đó tái diễn.
Đồng thời, cả hai cũng nên có những hành động cụ thể để phục hồi và nâng cao hơn nữa mối quan hệ đồng nghiệp. Đó có thể là gửi đến nhau những lời chân thành, xin lỗi, bày tỏ lòng biết ơn hay dành thời gian tương tác, tiếp xúc nhiều hơn để xây dựng lòng tin và sự hiểu biết lẫn nhau.
Như lời Kim Normandeau và Kara Henning: "Đâu đó, chúng ta đều từng xung đột với ai đó, nhưng không vì vậy mà dùng mâu thuẫn để xói mòn năng lượng tích cực và quan hệ làm việc. Hãy biến thách thức thành cơ hội để gần gũi và thấu hiểu nhau hơn". Đó cũng chính là chìa khóa để duy trì tình đồng nghiệp lâu bền.
Mâu thuẫn với đồng nghiệp là điều vô cùng phổ biến và khó tránh khỏi trong môi trường làm việc hiện đại. Tuy nhiên, với những bí kíp giải quyết hiệu quả như: hiểu rõ nguyên nhân; giao tiếp thẳng thắn nhưng không đối đầu; tập trung vào vấn đề; tìm kiếm điểm chung hướng tới thỏa hiệp; tôn trọng sự khác biệt; biết kiểm soát cảm xúc và lắng nghe; đôi khi nhờ đến trọng tài khách quan. Bạn hoàn toàn có thể gỡ rối triệt để những rắc rối này.
Tomuz Learning
Comments