Giao tiếp hiệu quả với cấp trên vô cùng quan trọng không chỉ để xây dựng mối quan hệ làm việc tốt mà còn là chìa khóa giúp bạn tạo dấu ấn, khẳng định năng lực và vị thế trong công ty. Tuy nhiên, đây cũng là một thách thức không nhỏ vì bạn cần vượt qua khoảng cách về địa vị và đáp ứng đúng các nguyên tắc giao tiếp trong môi trường chuyên nghiệp.
Dưới đây là 5 lỗi lầm phổ biến mà bạn nên tránh khi giao tiếp với cấp trên và cách để khắc phục chúng.
Không tôn trọng địa vị và không gian riêng tư
Lỗi lầm thường gặp đầu tiên là không dành đủ sự tôn trọng cho địa vị và không gian riêng tư của cấp trên. Làm thế này có thể khiến họ cảm thấy bạn thiếu hiểu biết về các nguyên tắc giao tiếp và văn hóa doanh nghiệp.
Một số hành vi cụ thể bạn nên tránh:
Gọi cấp trên bằng tên riêng mà không thêm xưng hô phù hợp
Chen ngang, gián đoạn hay nói chuyện quá to khi họ đang họp hoặc làm việc
Đột nhập vào không gian làm việc riêng tư của họ mà không được phép
Sử dụng ngôn ngữ cơ thể thiếu tôn trọng như nhón gót, ngả người về phía trước, đứng quá gần, v.v.
Theo nghiên cứu của Harvard Business Review, những hành vi này có thể làm giảm lòng tin và sự tôn trọng của cấp trên dành cho bạn đến 68%.
Để khắc phục:
Luôn gọi cấp trên bằng tên cùng tước hiệu phù hợp (ông/bà + họ tên)
Chỉ nói chuyện với họ khi thích hợp và sử dụng ngôn ngữ, giọng điệu lịch sự
Giữ khoảng cách vừa phải và không xâm phạm không gian riêng tư
Học cách đọc những tín hiệu phi ngôn ngữ để nhận biết khi nào cấp trên muốn kết thúc cuộc trò chuyện. 2. Phàn nàn và than phiền quá nhiều
Khi gặp khó khăn hay vướng mắc trong công việc, rất dễ rơi vào lỗi lầm là phàn nàn và than phiền với cấp trên thay vì trình bày vấn đề một cách khách quan và đưa ra giải pháp. Điều này có thể khiến cấp trên cảm thấy bạn không đủ năng lực hoặc thiếu tinh thần trách nhiệm để xử lý vấn đề.
Theo cuốn "The No Complaining Rule" của nhà tâm lý học Jon Gordon, những nhân viên hay phàn nàn thường bị đánh giá thấp hơn về năng lực, thái độ và triển vọng thăng tiến công việc. 63% nhà quản lý tuyên bố họ sẽ cân nhắc lại việc tăng lương hay thăng chức cho nhân viên có thói quen này.
Để khắc phục:
Nhìn nhận vấn đề một cách khách quan và cân bằng giữa những khó khăn và cơ hội
Đề xuất các giải pháp tiềm năng thay vì chỉ mô tả vấn đề
Sử dụng ngôn ngữ tích cực, tập trung vào điều có thể thay đổi thay vì phàn nàn về những gì không thể
Bày tỏ sự cảm kích với cấp trên về sự hỗ trợ và chỉ dẫn của họ 3. Trình bày dài dòng, lạc đề và thiếu cấu trúc
Một lỗi phổ biến khác là trình bày vấn đề hay ý tưởng với cấp trên một cách dài dòng, lạc đề và thiếu cấu trúc rõ ràng. Điều này dễ làm họ mất đi sự tập trung và hứng thú, gây lãng phí thời gian và công sức cho cả hai bên.
Theo nghiên cứu của Viện Dữ liệu Courtright tại Đại học bang Missouri, chỉ có 20% nhà quản lý cảm thấy các cuộc giao tiếp với nhân viên là hiệu quả, phần lớn là do sự thiếu chuẩn bị và kỹ năng trình bày kém.
Để khắc phục:
Chuẩn bị trước bằng cách liệt kê các điểm chính cần đề cập
Tóm tắt vấn đề trong 1-2 câu ngắn gọn ngay từ đầu
Sử dụng các thống kê, dữ liệu và ví dụ cụ thể để minh họa cho luận điểm
Kết luận lại vấn đề và đề xuất hướng giải quyết rõ ràng
Chủ động kiểm tra sự phản hồi của cấp trên để đảm bảo họ nắm được vấn đề 4. Thiếu sự chuẩn bị và làm chủ vấn đề
Bạn khó có thể giao tiếp thành công với cấp trên nếu thiếu sự chuẩn bị và hiểu biết đầy đủ về vấn đề cần thảo luận. Điều này có thể khiến cấp trên đánh giá thấp năng lực, sự nghiêm túc và chuyên nghiệp của bạn.
Một nghiên cứu của IBM cho thấy 57% các nhà quản lý xem sự thiếu chuẩn bị là vấn đề lớn nhất mà họ gặp phải trong các cuộc giao tiếp với nhân viên. Điều này thường dẫn đến việc lãng phí thời gian, hiệu quả làm việc kém và quyết định sai lầm.
Để khắc phục:
Nghiên cứu kỹ vấn đề và thu thập dữ liệu, thông tin có liên quan
Liệt kê các vấn đề then chốt, thấu hiểu những khía cạnh phức tạp
Dự đoán các câu hỏi khó và chuẩn bị các phương án giải quyết khả thi
Luyện tập trình bày theo cách súc tích, logic và sinh động
Chuẩn bị các tài liệu hỗ trợ như slide, biểu đồ, báo cáo để minh họa khi cần 5. Tránh né thay vì mạnh dạn thừa nhận sai lầm
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, đừng tránh né hay che giấu khi bạn mắc sai lầm. Hành vi này không chỉ gây thiệt hại cho uy tín và độ tin cậy mà còn đưa bạn đi xa hơn với vấn đề thay vì được giúp đỡ. Theo một nghiên cứu của Trung tâm Nghiên cứu Tâm lý Tích cực, thừa nhận lỗi lầm một cách trung thực và trách nhiệm thực ra lại giúp bạn được đánh giá cao hơn về tính nhân cách và trở thành người dễ được lòng người khác.
Để khắc phục:
Chủ động thừa nhận và giải thích sai lầm một cách trung thực
Nhận lỗi là trách nhiệm của bạn, không đổ lỗi cho người khác
Thể hiện rõ quyết tâm sửa chữa sai sót và rút ra bài học
Chấp nhận sự phê bình, góp ý của cấp trên với thái độ khiêm tốn
Cam kết sẽ cẩn trọng và không lặp lại sai lầm trong tương lai
Với 5 điểm quan trọng trên, hy vọng bạn có thể nâng cao hiệu quả giao tiếp và xây dựng mối quan hệ làm việc tốt hơn với cấp trên. Đừng quên rằng giao tiếp là kỹ năng cần được rèn luyện, chăm chỉ học hỏi và cải thiện dần qua thời gian. Một mối quan hệ giao tiếp lành mạnh sẽ giúp bạn khẳng định vị thế, tạo ảnh hưởng và có nhiều cơ hội thăng tiến hơn trong công việc.
Tomuz Learning
Comments