Trong thời đại cạnh tranh khốc liệt ngày nay, đòi hỏi mỗi người phải nỗ lực tối đa để hoàn thành các nhiệm vụ công việc.
Vậy làm thế nào để tối ưu hóa công việc và trở nên năng suất nhất có thể? Sau đây là 7 bước hướng dẫn chi tiết sẽ giúp bạn thành công trong công việc và cuộc sống.
Bước 1: Xác định rõ mục tiêu
Muốn tối ưu hóa công việc, trước hết bạn cần phải biết mình đang hướng tới đâu. Hãy dành thời gian xác định những mục tiêu trong công việc cả dài hạn và ngắn hạn. Các câu hỏi có thể giúp bạn là:
- Tôi muốn gì trong công việc lúc này?
- 5 năm tới tôi muốn ở đâu trong sự nghiệp?
- Lý do tại sao tôi lại chọn các mục tiêu đó là gì?
Một khi đã xác định rõ mục tiêu, bạn sẽ biết mình cần tập trung vào đâu và tối ưu hóa những gì.
Bước 2: Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Một lỗi cơ bản nhiều người mắc phải là cố gắng hoàn thành tất cả mọi thứ cùng một lúc dẫn đến quá tải và không đạt hiệu quả cao. Để khắc phục, bạn cần:
- Phân loại công việc thành nhóm A - B - C (ưu tiên - quan trọng - không quan trọng).
- Xác định những việc thực sự quan trọng cần làm trước.
- Sắp xếp chúng trong danh sách và thứ tự hợp lý.
Nhờ đó, bạn biết mình nên tập trung vào đâu trong ngày để đạt hiệu quả cao nhất.
Bước 3: Thiết lập tiến độ và deadline
Khi đã biết mình cần làm gì, bước kế là xác định rõ thời điểm hoàn thành từng công việc cụ thể. Một số việc cần làm là:
- Phân chia công việc lớn thành nhiều giai đoạn nhỏ hơn
- Ước tính thời gian cần thiết cho mỗi phần việc
- Thiết lập deadline nghiêm ngặt cho từng phần và toàn bộ dự án
Một lịch trình rõ ràng sẽ giúp đôn đốc bản thân hoàn thành công việc đúng tiến độ, không bị động.
Bước 4: Loại bỏ những việc không quan trọng
Nguyên tắc 80/20 áp dụng trong rất nhiều lĩnh vực, trong đó có công việc. Theo đó 80% kết quả đạt được nhờ vào 20% các hoạt động then chốt. Do đó, bạn cần xác định và loại bỏ đi 80% các việc không quan trọng còn lại.
Lời khuyên là nói KHÔNG với: những việc không ưu tiên, không phù hợp với mục tiêu, các yêu cầu vô lý, làm mất thời gian... Bạn không thể và không cần làm hết tất cả. Học cách từ chối những điều không cần thiết.
Bước 5: Tránh phân tâm và giữ tập trung
Phân tâm chính là “kẻ giết chất xám” và làm hỏng mọi nỗ lực tối ưu hóa công việc. Bí quyết là hạn chế tối đa sự xao nhãng bởi:
- Tắt thông báo trên máy tính và điện thoại
- Để điện thoại ở chế độ im lặng và cất đi
- Đeo tai nghe chống ồn khi làm việc
- Lên lịch tập trung cho từng nhiệm vụ quan trọng
Bước 6: Áp dụng kỹ thuật Pomodoro
Để tăng hiệu suất làm việc lên cao nhất, bạn có thể áp dụng kỹ thuật Pomodoro. Cụ thể là làm việc tập trung trong 25 phút, nghỉ ngơi 5 phút sau mỗi 25 phút tập trung làm việc.
Quá trình nghỉ ngơi ngắn sẽ cho phép não bộ thư giãn, sau đó quay trở lại trạng thái làm việc hăng say nhất có thể.
Bước 7: Biết ơn và tự thưởng cho bản thân
Cuối cùng, sau một ngày làm việc căng thẳng, bạn cũng cần dành thời gian tự thưởng cho bản thân mình. Điều này sẽ giúp củng cố thói quen làm việc hiệu quả và động viên bản thân nỗ lực hơn nữa.
Cách thưởng cho bản thân có thể rất đơn giản: nghe nhạc, đọc sách, xem phim, làm một ly sinh tố yêu thích... Miễn sao bạn cảm thấy vui vẻ và thoải mái!
Hướng dẫn trên đây chỉ là một phần trong rất nhiều cách để tối ưu hóa công việc hiệu quả. Hy vọng bạn sẽ áp dụng thành công và trở nên năng suất gấp bội! Chúc bạn thành công.
Tomuz Learning
Comments